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Dateiaustausch einfach gemacht

21.01.2007
Vor einigen Jahren habe ich in einem anderen Weblog den folgenden Text geschrieben - er ist immer noch aktuell und verdient so eine Neuveröffentlichung:

Datenaustausch einfacher gemacht.

  1. Medien:
    • Disketten sind empfindlicher als man gerne so glaubt. Wenn man sie knickt, lose in der Tasche tranportiert, in der Nähe von Lautsprechern oder lange in der Sonne transportiert, gehen gerne mal die Daten verloren.
    • Disketten kann man mit Klebeetiketten versehen und beschriften. Aus gerade schon beschriebenen Gründen sollte man das tun, bevor man das Etikett auf die Diskette klebt, sonst verletzt man leicht die Magnetschicht und damit die Daten
      . Auf so ein Etikett gehört eine sinnvolle Beschriftung: Name des Absenders und / oder des Projektes und das Datum machen Sinn und allen das Leben leichter.
    • Für CDs gilt grundsätzlich ähnliches. Bei der Beschriftung sollte man einen dafür vorgesehenen Stift und nicht einen beliebigen Folienstift nehmen - die darin enthaltenen Lösungsmittel greifen auf Dauer die CD an.
      Auch auf CDs und CD-Hüllen sind Name / Projekt und Datum für alle hilfreich; wer die doppelte Arbeit scheut, beschriftet die CD und nicht die Hülle - die beiden werden zu gerne einmal getrennt.
    • CDs, die ohne Hülle losgeschickt werden, kommen fast garantiert ohne lesbare Daten an.
    • Beim Brennen sollte man auf ein Format achten, dass mit jedem Betriebssystem gelesen werden kann - man kann ja nicht wissen, ob auf der Empfängerseite ein MAC, ein Windows- oder ein Linux-PC steht. Ausserdem sollte man CDs abschliessen - nicht jeder hat einen passenden CD-Brenner auf seinem Computer installiert, der derartige begonnene Sessions sichtbar machen kann.
    • Beim Versand per e-Mail gebietet es die Höflichkeit, größere Datenmengen vorher anzukündigen. Nicht jeder ruft seine e-Mails mit viel Zeit und einem DSL-Anschluss im Büro ab, und wer einmal mit dem Handy unterwegs einen 15 MB - Anhang heruntergeladen hat weiss warum
      . In die e-Mail gehört ein kleiner Text, der den Anhang erläutert. Nicht in ein angehängtes Dokument, sondern in die e-Mail. Erstens ist es höflicher, zweitens werden auf vielen Servern leere e-Mails mit Anhang als Spam markiert oder gleich gelöscht.
    • Andere Medien sollte man - wenn nicht anders abgesprochen - vermeiden. Nicht jeder hat ein ZIP-Laufwerk und nicht jeder hat Lust, sich noch und noch und noch einen Treiber für den nächsten USB-Stick zu installieren.
  2. Dateinamen:
    • Auch Dateinamen kann man wunderbar dazu benutzen, Informationen zu transportieren. Alle gängigen Betriebssyteme können mit langen Dateinamen umgehen, in Zeiten des Internets sollt mn allerdings auf Sonderzeichen und Umlaute verzichten - da kann es noch Probleme geben.
      Während eines laufenden Projektes ist es für alle sehr schick, wenn man ein einheitliches Benennungsschema benutzt. Bewährt hat sich so etwas wie datum_projekt_zweck.end. Oder ähnlich. Dann wissen immer alle, wovon sie gerade sprechen, wenn Dateien oft hin und her gehen.
  3. Dateiformate:
    • Eigentlich eine Selbstverständlichkeit: Zum Dateiaustausch benutzt man Dateiformate, die system- und plattformübergreifend lesbar sind. Nicht jeder hat selbstverständlich alle Programme installiert und beim Import von Fremdformaten treten oft dann doch Fehler auf.
      Geeignete Austauschformate sind …
      … für Textdokumente: txt, rtf, pdf
      … für Grafiken: tif, jpg (beide ohne Kompression)
      … für Tabellen: csv
    • Alles andere sollte nur nach Absprache verschickt werden, da man nicht davon ausgehen kann, dass beim Öffnen noch genau das erscheint, was man losgeschickt hat.
    • Pikantes Detail: Gerade das beliebte MS-Word verbirgt hinter dem Text den man sieht oft noch mehr: gelöschte Teile, eventuelle Kommentare und die Namen aller, die das Dokument zwischendurch bearbeitet haben kann man oft wieder sichtbar machen.
  4. Anmerkungen
    • Wer Anmerkungen zu den übermittelten Daten liefern möchte, tut dies am besten in einer kleinen zusätzlichen Datei, die mit auf der CD / Diskette zu finden ist. Bewährt hat sich hier eine unformatierte Text-Datei im Plain/Simple-Text-Format mit dem Namen liesmich.txt.
  5. Beim Versand per e-Mail:
    • Wenn man beim Versand auswählen kann, ob ein Bild / ein Text eingefügt oder angehängt werden kann: Die richtige Wahl ist "anhängen".
    • Wenn man Outlook in irgendeiner Version benutzen muss, sollte man dringend das Standard-e-mail-Format von "RTF" auf "nur Text" ändern. Sonst hängt Outlook eine Datei namens "winmail.dat" an, in der sich der eigentliche Anhang versteckt und den man nur mit Outlook wieder öffnen kann. Und das hat nicht jeder.
    • Beim Versand mehrerer grosser Dateien kann es die Nerven aller schonen, wenn man auch mehrere e-Mails schickt.
  6. Grundsätzliches:
    • Auch das sollte selbstverständlich sein: Verschicke niemals die Originaldateien. Einer Diskette / einer CD und auch einer e-Mail kann auf dem Weg zuviel passieren.
      Wenn man sich nicht sicher ist: nachfragen ist immer die richtige Wahl. Zu viel Absprache kann es fast gar nicht geben.

Und zu guter Letzt ein schönes Zitat: "Verschicke die Daten immer so, wie Du sie selber bekommen möchtest" Und da bleibt nichts hinzuzufügen.

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